Phần mềm ERP là gì? Giới thiệu tổng quan về ERP: Lịch sử phát triển, lợi ích, sự khác biệt

Phần mềm ERP là một trong những phần mềm quản trị doanh nghiệp đứng đầu về hiệu quả của thế giới. Vậy phần mềm quản lý ERP là gì? Phần mềm này có vai trò, lợi ích gì với doanh nghiệp? Hãy cùng https://digital.binhdinhjsc.vn đi tìm câu trả lời.

1. Phần mềm ERP là gì? 

Khái niệm ERP: Phần mềm ERP (Enterprise resource planning software), viết tắt là ERP, là một giải pháp phần mềm hỗ trợ quá trình quản trị hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Chức năng chính của ERP là tích hợp tất cả thông tin, dữ liệu của các phòng ban vào cùng một hệ thống máy tính duy nhất để theo dõi, đáp ứng đầy đủ các nhu cầu của doanh nghiệp, khá linh hoạt để sử dụng. Bạn có thể hình dùng ERP giống như một hệ thống phần mềm khổng lồ, giải quyết được các vấn đề về nhân sự, tài chính, sản xuất, chuỗi cung ứng, kho, mua hàng, bán hàng và nhiều thứ khác.

>>> Đọc thêm về giới thiệu về ERP: Hệ thống Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp (ERP)

2. Lịch sử hình thành ERP 

Lịch sử ra đời của ERP

Trong những năm 1960, J.I. Case - một nhà sản xuất máy kéo và máy xây dựng đã phối hợp với IBM để phát triển hệ thống lập kế hoạch yêu cầu vật liệu (MRP) đầu tiên, đánh dấu sự ra đời của ERP. Tuy việc xây dựng hệ thống MRP ban đầu tốn kém và đòi hỏi một nhóm chuyên gia để duy trì và chiếm nhiều không gian, nhưng các hệ thống MRP này đã giúp các nhà sản xuất quản lý việc thu mua nguyên liệu thô và giao sản phẩm đến nhà máy để lập kế hoạch sản xuất tốt hơn.

Mặc dù công nghệ này đã đạt được sức hút vào những năm 1970, nhưng vẫn bị giới hạn ở các công ty lớn có ngân sách và nguồn lực để phát triển nội bộ. Đến cuối cùng, những công ty phần mềm lớn như Oracle và JD Edwards đã đặt mục tiêu để phát triển phần mềm ERP để có thể tiếp cận được với nhiều doanh nghiệp hơn. Điều này đã giúp các doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình sản xuất, quản lý tài nguyên và nâng cao hiệu quả kinh doanh của họ.

Lịch sử phát triển của ERP

Vào năm 1990, công ty nghiên cứu Gartner đã giới thiệu về ERP khi đưa ra thuật ngữ "hoạch định nguồn lực doanh nghiệp". Nhằm thể hiện sự sử dụng công nghệ trong việc tăng cường hiệu quả toàn diện của các doanh nghiệp, không chỉ trong lĩnh vực sản xuất. Một trong những tiêu biểu của sự phát triển này là hệ thống ERP, với đặc điểm là một cơ sở dữ liệu thống nhất cho toàn bộ thông tin của công ty. Hệ thống ERP cung cấp các chức năng kinh doanh khác nhau, bao gồm kế toán, bán hàng, kỹ thuật và nhân sự, để đảm bảo sự chính xác và đáng tin cậy cho tất cả nhân viên.

Trong những năm 90, hệ thống ERP tiếp tục được phát triển và tiến bộ đáng kể khi ERP đám mây được giới thiệu lần đầu tiên vào năm 1998 bởi NetSuite. ERP đám mây cho phép các doanh nghiệp truy cập vào dữ liệu kinh doanh quan trọng thông qua mạng internet từ bất kỳ thiết bị nào, giảm thiểu nhu cầu sử dụng phần cứng và nhân viên CNTT, dẫn đến việc triển khai dễ dàng hơn và giúp các doanh nghiệp vừa và nhỏ tiếp cận với các giải pháp tương tự như các đối tác lớn hơn của họ.

Năm 2000, Gartner đã đưa ra ý tưởng về ERP II để chỉ các hệ thống hỗ trợ internet có thể lấy dữ liệu từ các nguồn khác nhau, bao gồm các ứng dụng văn phòng như quản lý quan hệ khách hàng, thương mại điện tử, tự động hóa tiếp thị, quản lý chuỗi cung ứng và quản lý nguồn nhân lực. Đây là một bước tiến đáng kể giúp tận dụng các cơ hội để cải tiến và giải quyết các vấn đề trong hệ thống ERP.

Ngày nay, các phần mềm ERP hàng đầu có khả năng tạo ra kho thông tin khổng lồ và cung cấp các báo cáo giúp nâng cao hiệu suất của toàn bộ doanh nghiệp, từ bán hàng và tiếp thị đến phát triển sản phẩm và hoạt động nhân sự. 

3. Phần mềm quản lý ERP mang đến lợi ích gì cho các doanh nghiệp

ERP đem đến nhiều lợi ích cho chủ doanh nghiệp 

Trước khi ERP xâm nhập vào các doanh nghiệp, hầu hết tại các doanh nghiệp, mỗi phòng ban đều sử dụng một loại phần mềm khác nhau. Việc sử dụng riêng lẻ sẽ tạo ra khó khăn cho người dùng trong quá trình kết nối dữ liệu, nhất là khi dữ liệu rất phức tạp và lớn. Hơn nữa, các phần mềm riêng lẻ cũng có thể thiếu đi sự tương thích, có thể dẫn đến xung đột. Để quản lý tất cả các phần mềm doanh nghiệp sẽ mất rất nhiều thời gian, tiêu tốn nhiều nguồn lực. Với ERP, tất cả các phần mềm nhỏ lẻ đều được gộp lại, sử dụng và chia sẻ một cơ sở dữ liệu duy nhất, được phân quyền truy cập cho từng phòng ban đặc thù.

Tổng quan về ERP chính là trợ thủ đắc lực cho những doanh nghiệp mong muốn gia tăng đơn hàng, kiểm soát khách hàng, hiệu quả sản xuất, lượng hàng tồn kho,…. Dưới đây là một số lợi ích của hệ thống ERP: 

​Kiểm soát thông tin khách hàng: thông tin khách hàng sẽ được chia sẻ cho các phòng ban cần đến chúng như phòng chăm sóc khách hàng, bán hàng, kế toán,… Một giám đốc cấp cao ngồi tại văn phòng có thể kiểm soát được tất cả các thông tin của khách hàng theo thời gian thực, biết được khách hàng đã mua bao nhiêu hàng, chi bao nhiêu tiền và mua tại hệ thống cửa hàng nào của doanh nghiệp.

Tăng tốc quá trình sản xuất, cung cấp hàng hóa, dịch vụ: ERP với những tính năng hỗ trợ, có thể giúp giảm thiểu các công việc thủ công bằng các công đoạn tự động hóa một phần hoặc toàn bộ quy trình. Tự động hóa của ERP được ứng dụng hiệu quả nhất đối với quy trình sản xuất, đóng gói, quản lý đầu ra.

Việc này giúp doanh nghiệp có thể cải thiện được quá trình sản xuất, tiết kiệm thời gian sản phẩm đến tay người tiêu dùng, giảm chi phí nhân công, chi phí lưu kho.

Kiểm tra chất lượng, quản lý dự án:  Hệ thống ERP sẽ giúp doanh nghiệp kiểm tra và theo dõi chất lượng sản phẩm, đồng thời giúp doanh nghiệp lên kế hoạch, phân bổ nguồn lực một cách hợp lý. Với phần mềm quản lý ERP, doanh nghiệp có thể nắm được toàn bộ khối lượng công việc mà các thành viên trong dự án đang làm, từ đó có thể tự động gán các thành viên có khả năng vào những công việc phù hợp nhất.

Kiểm soát thông tin tài chính: phần mềm ERP sẽ tự động tổng hợp thông tin từ các bộ phận, phòng ban theo đúng yêu cầu của kế toán, đảm bảo dữ liệu chính xác, hạn chế sai số. ERP cũng có thể hỗ trợ tạo ra các báo cáo tài chính theo chuẩn quốc tế.

Kiểm soát lượng tồn kho:  Với phần mềm ERP, bạn sẽ luôn nắm được tình hình tồn kho, vị trí, số lượng cửa hàng. Việc này giúp người quản lý dễ dàng hơn trong việc đưa ra quyết định, lên kế hoạch, nhập liệu hoặc đề xuất các phương án bổ sung để đẩy hàng tồn kho lâu ngày ra khỏi kho. Nhờ ERP, thời gian làm việc sẽ giảm đi, nhân sự cần ít hơn, nhưng hiệu suất và tốc độ làm việc của mỗi nhân viên lại gia tăng.

Chuẩn hóa hoạt động về nhân sự: thông qua phần mềm quản lý ERP, giờ làm việc, giờ về, khối lượng đầu việc của mỗi cá nhân được kiểm soát hiệu quả,dù cá nhân đó làm việc ở bộ phận nào. Việc này sẽ hỗ trợ người quản lý đánh giá năng lực nhân viên, thưởng phạt công minh, trả lương đúng thời hạn.

Giao tiếp, xã hội hóa việc liên lạc trong công ty: Việc liên lạc giữa các phòng ban sẽ trở nên dễ dàng hơn nhờ ERP. Hơn thế nữa, phần mềm ERP còn giúp giảm thiểu sự xung đột về quyền lợi giữa các bộ phận.